J'ai géré 847 exposants sur Excel. Voici pourquoi j'ai arrêté.

Ce titre est un peu provocateur, je l'admets. Mais il reflète une réalité que beaucoup d'organisateurs connaissent : le fichier Excel qui devient incontrôlable.

Japan Expo 2025 a accueilli 847 exposants sur 140 000 m². Le Salon de l'Agriculture gère 1 000 exposants chaque année. Comment font-ils ? Spoiler : pas avec un tableur partagé sur Google Drive.

Le syndrome du fichier Excel

On a tous commencé comme ça. Un fichier avec les colonnes : Nom société, Contact, Email, Téléphone, Surface demandée, Emplacement attribué, Montant, Payé O/N.

Ça fonctionne pour 20 exposants. À 50, ça devient sportif. À 100, c'est l'enfer.

J'ai vécu la situation suivante : deux collègues qui modifient le fichier en même temps, des versions qui se croisent, et le jour J on découvre qu'on a attribué le même emplacement à deux exposants différents. Ambiance garantie à 7h du matin devant le hall.

Ce que j'aurais aimé savoir plus tôt

Après quelques années à organiser des événements, voici ce que j'ai appris sur la gestion des exposants.

La communication mange 60% du temps

Le vrai problème n'est pas technique, il est humain. Un exposant moyen vous contacte 8 à 12 fois entre son inscription et le jour J. Questions sur la logistique, demandes de modification, problèmes de paiement, questions techniques...

Multipliez ça par 100 exposants et vous comprenez pourquoi les équipes sont submergées.

La solution ? Anticiper les questions. Un guide exposant complet envoyé dès l'inscription, avec des sections claires : accès, montage, électricité, restauration, hébergement. 80% des questions qu'on vous pose sont les mêmes. Écrivez les réponses une fois.

Le paiement reste le point de friction majeur

Voilà un sujet qu'on aborde rarement. La gestion des paiements exposants est un casse-tête administratif.

Entre ceux qui veulent payer en plusieurs fois, ceux qui attendent leur bon de commande, ceux qui ont perdu la facture, ceux dont le virement est "parti mais pas arrivé"... Le suivi des encaissements peut facilement représenter 20% du temps de l'équipe.

Ma recommandation : des conditions claires dès le départ, avec des deadlines fermes et des relances automatisées. Et surtout, un outil de suivi qui permet de voir en un coup d'œil qui a payé et qui non.

L'attribution des emplacements est un art politique

Attribuer les emplacements, ce n'est pas juste remplir un plan. C'est gérer des susceptibilités, des historiques, des conflits entre concurrents qui ne veulent pas être côte à côte.

Les gros exposants veulent les meilleurs emplacements. Les habitués considèrent qu'ils ont des droits acquis sur "leur" emplacement. Les nouveaux ne comprennent pas pourquoi ils se retrouvent au fond du hall.

Un conseil : documentez vos critères d'attribution. "Premier inscrit, premier servi" avec des catégories de tarifs selon l'emplacement, c'est le système le plus juste. Et ça évite les discussions sans fin.

Ce qui fonctionne vraiment

Un portail en ligne pour les exposants

Pas une app compliquée. Juste un espace web où l'exposant peut :

• Voir son emplacement sur le plan

• Télécharger ses documents (facture, badge, guide)

• Mettre à jour ses informations

• Poser ses questions via un formulaire

Le Salon International de l'Agriculture, avec ses 603 652 visiteurs en 2025, ne pourrait pas fonctionner sans ce type d'outil. Chaque exposant a accès à son espace dédié.

Des emails automatiques mais personnalisés

L'automatisation n'est pas synonyme de froideur. Un email automatique bien écrit, envoyé au bon moment, sera plus efficace qu'un email manuel envoyé trop tard.

Mon planning type :

• J-90 : Confirmation d'inscription + guide complet

• J-60 : Rappel paiement si non réglé

• J-30 : Informations logistiques (montage, accès)

• J-14 : Envoi des badges

• J-7 : Checklist dernière minute

• J+7 : Enquête satisfaction + save the date

Une base de données, pas un fichier

La différence fondamentale entre Excel et un outil dédié ? L'historique et les relations.

Dans une base de données, vous savez que cet exposant a participé 3 ans de suite, qu'il a eu un litige en 2022 (réglé), qu'il prend toujours une surface de 18m² et qu'il demande systématiquement une arrivée électrique 380V.

Dans Excel, vous avez une ligne avec des colonnes.

Les erreurs que tout le monde fait

Sous-estimer le temps de réponse

Un exposant qui pose une question et n'a pas de réponse en 48h s'inquiète. En 72h, il s'énerve. En une semaine, il vous appelle, mécontent.

La réactivité est plus importante que la perfection de la réponse. Un "J'ai bien reçu votre demande, je reviens vers vous d'ici vendredi" vaut mieux qu'un silence.

Négliger les petits exposants

Les gros exposants sont importants, c'est évident. Mais les petits sont souvent plus fidèles et moins exigeants. J'ai vu des organisateurs perdre 30% de leurs petits exposants parce que toute l'attention allait aux "VIP".

Oublier l'après-événement

L'événement est terminé, tout le monde souffle. Erreur. C'est le moment de :

• Envoyer les statistiques aux exposants (affluence sur leur zone)

• Demander leur feedback

• Proposer l'inscription pour l'année suivante

Le taux de réinscription se joue dans les 15 jours suivant l'événement.

Mon retour sur la digitalisation

J'ai longtemps résisté aux outils digitaux, par habitude. "Excel marche très bien". Sauf que non.

Le jour où j'ai pu voir en temps réel le taux de remplissage, envoyer une relance groupée en 2 clics, et avoir l'historique complet d'un exposant accessible depuis mon téléphone, j'ai compris ce que je perdais avant.

Est-ce que ça a un coût ? Oui. Est-ce que ça vaut le coup ? Largement. Le temps gagné rembourse l'investissement en quelques mois.

Pour résumer

La gestion des exposants, c'est 20% de logistique et 80% de relation humaine. Les outils ne remplacent pas le contact, ils le facilitent.

Un exposant bien accompagné revient. Un exposant négligé va voir ailleurs. Dans un secteur où le taux de renouvellement fait la différence entre un salon rentable et un salon déficitaire, l'investissement dans la relation exposant est le meilleur que vous puissiez faire.

Sources : Bilan Japan Expo 2025, Bilan Salon International de l'Agriculture 2025