Le vrai coût d'un salon : ce que personne ne vous dit
Analyse des postes de dépenses cachés et des économies réalistes à attendre d'une digitalisation. Chiffres à l'appui.
Points clés de l'article
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- ✓analytics
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Quand on parle de ROI dans l'événementiel, les chiffres avancés sont souvent fantaisistes. "Économisez 60% sur vos coûts", "ROI de 300% garanti"... Soyons sérieux.
J'ai compilé des données réelles pour vous donner une vision honnête de ce que coûte un salon et ce qu'on peut réellement économiser.
Anatomie des coûts d'un salon
Prenons un salon professionnel moyen : 150 exposants, 8 000 visiteurs sur 2 jours.
Les coûts incompressibles
Location du hall : entre 20 000 et 80 000€ selon la ville et la période. Paris Expo Porte de Versailles n'est pas Eurexpo Lyon qui n'est pas le Parc des Expositions de Montpellier. Ce poste représente généralement 25 à 35% du budget total.
Technique : sonorisation, éclairage, électricité. Comptez 15 000 à 30 000€. C'est le poste où les surprises sont les plus fréquentes. Le devis initial ne couvre jamais tous les besoins découverts au montage.
Assurances et sécurité : 8 000 à 15 000€. Obligatoire et non négociable depuis les renforcements post-attentats.
Les coûts variables
Personnel : c'est ici que les choses deviennent intéressantes. Entre le secrétariat général, la gestion des exposants, l'accueil, le montage... Un salon de 150 exposants mobilise facilement 8 à 10 personnes pendant 3 mois, puis 20 à 30 personnes le jour J.
Communication : print, digital, RP. Budget variable de 10 000 à 50 000€ selon l'ambition.
Impression : catalogues, signalétique, badges. Historiquement 10 000 à 20 000€, c'est le poste qui fond le plus vite avec la digitalisation.
Ce qu'on économise vraiment avec le digital
Je vais être direct : les promesses de réduction de 50% du budget global sont mensongères. Voici ce qui est réaliste.
L'impression : -70 à -90%
C'est le gain le plus évident et le plus mesurable. Plus de catalogues papier (2 000 exemplaires × 5€ = 10 000€), plus de plans A2 imprimés, badges générés sur place au lieu d'être préimprimés.
Économie réaliste : 8 000 à 15 000€ par édition.
Le temps de gestion : -30 à -40%
L'automatisation des inscriptions, des relances paiement, de l'envoi des informations logistiques libère du temps. Mais attention : ce temps n'est pas toujours convertible en économie sonnante et trébuchante.
Si vous avez une équipe permanente, elle fera autre chose (et c'est bien). Si vous embauchez des intérimaires, là oui, vous économisez.
Économie réaliste sur les intérimaires : 5 000 à 10 000€.
Les erreurs et litiges : divisés par 10
Un exposant à qui on a attribué le mauvais emplacement, ça peut coûter cher. En remboursement, en gestes commerciaux, en temps de gestion de crise.
Un système qui évite les doublons et trace tous les échanges réduit drastiquement ces risques. Difficile à chiffrer, mais réel.
Le coût de la digitalisation
Soyons transparents sur ce que ça coûte aussi.
Les outils
Une plateforme de gestion événementielle complète : entre 200 et 800€/mois selon les fonctionnalités et le nombre d'utilisateurs. Soit 2 400 à 9 600€/an.
Si vous organisez 2 à 3 événements par an, ça fait 1 000 à 4 000€ par événement.
La mise en place
Prévoir 2 à 4 jours de configuration initiale. Si vous le faites en interne, c'est du temps. Si vous faites appel à un prestataire, comptez 1 500 à 3 000€.
La formation
Une demi-journée par utilisateur. Négligeable si c'est inclus dans l'abonnement, sinon 500 à 1 000€.
Le calcul honnête
Reprenons notre salon de 150 exposants.
Économies annuelles :
Investissement digital :
ROI année 1 : (22 000 - 9 500) / 9 500 = 132%
ROI année 2 et suivantes : (22 000 - 6 000) / 6 000 = 267%
Ce n'est pas les 400% annoncés par certains vendeurs, mais c'est solide et réaliste.
Les gains non financiers
Ce qu'on mesure mal mais qui compte énormément :
Le stress en moins. Savoir à J-7 que 95% de vos exposants ont payé, ont reçu leur badge, connaissent leur emplacement... ça change tout.
La professionnalisation de l'image. Un exposant qui reçoit une communication pro, qui a accès à un portail clair, qui trouve facilement ses informations... il associe ça à la qualité globale de votre événement.
La capacité à grandir. Passer de 100 à 200 exposants avec Excel est un cauchemar. Avec un outil adapté, c'est une question de configuration.
Ce qui ne change pas
Digitaliser ne résout pas tout. Voici ce qui restera difficile :
La relation humaine. Un exposant mécontent ne sera pas apaisé par un email automatique. Il faut toujours quelqu'un pour décrocher le téléphone.
La qualité du contenu. Un salon où il n'y a rien à voir reste un salon où il n'y a rien à voir, avec ou sans app mobile.
L'affluence. La billetterie en ligne facilite l'inscription mais ne crée pas la demande. La Paris Games Week 2025 a fait 188 000 visiteurs. Si le line-up des exposants avait été moins attractif, aucun outil digital n'aurait compensé.
Mon avis
La digitalisation d'un salon n'est pas un investissement spéculatif. C'est un choix rationnel avec un retour mesurable.
Mais il faut être réaliste sur ce qu'on en attend. Ce n'est pas une baguette magique. C'est un outil qui vous fait gagner du temps, réduit les erreurs, et professionnalise votre image.
Si vos marges sont si serrées que 15 000€ d'économies changent votre équilibre financier, alors oui, c'est un game-changer. Si vous êtes confortable, c'est du confort en plus.
Dans les deux cas, le calcul est en faveur de la digitalisation. Mais faites-le avec des chiffres réalistes, pas avec des promesses marketing.
Méthode de calcul : Moyennes observées sur des salons de 100 à 200 exposants en France, données 2024-2025.
