En bref : Keyqo est un logiciel SaaS qui remplace le tableur pour organiser un salon professionnel. Il fournit un plan de salle interactif, la réservation des stands en ligne par les exposants et le suivi centralisé des dossiers, à partir de 15 € par mois, sans engagement et sans commission. Il ne gère pas la billetterie visiteur ni le programme.
Keyqo, focalisé sur les exposants et le plan de salle
Keyqo est un logiciel SaaS de gestion de salons professionnels, foires et salons d’exposition, conçu pour les organisateurs : configuration de l’événement, plan de salle interactif, réservation des stands en ligne par les exposants sur un site dédié, et suivi centralisé des réservations, des fiches et des documents. L’abonnement organisateur démarre à 15 € par mois, sans engagement et sans commission sur vos ventes de stands. Keyqo se concentre sur ce cœur de métier de l’organisateur : il ne fait pas de billetterie visiteur ni de gestion de programme, et l’encaissement du paiement exposant reste géré par vous, hors plateforme, via un bon de commande.
Trois raisons de quitter le tableur
Un plan toujours à jour
L’éditeur de plan de salle interactif se met à jour tout seul, là où un fichier Excel ou PDF se refait à la main à chaque changement.
L’exposant réserve seul
Sur un site dédié, chaque exposant choisit et réserve son stand, récupère son QR code et suit son dossier, sans allers-retours par e-mail.
Zéro double réservation
Un stand réservé devient indisponible pour tout le monde en temps réel : jamais deux fois le même stand vendu.
Keyqo, l’alternative à Excel pour organiser un salon professionnel
Beaucoup d’organisateurs commencent leur salon professionnel sur un tableur, puis cherchent une alternative à Excel dès que la gestion des exposants prend le dessus. Keyqo est cette alternative : le plan de salle, la réservation des stands et le suivi des exposants réunis dans un seul outil, pensé pour les organisateurs de salons, de la petite association au salon régional.
- Un plan interactif relié au statut des stands
- La réservation en ligne sur un site exposant dédié
- Fiches, documents et suivi au même endroit
Excel et Keyqo, côte à côte
Le tableau reprend les tâches concrètes d’un organisateur de salon professionnel. Certaines lignes penchent pour Excel, d’autres pour Keyqo : le but est de situer chaque outil, pas de disqualifier le tableur.
| Critère | Excel / tableur | KeyqoRecommandé |
|---|---|---|
| Plan de salle | Fichier séparé (PDF, image), refait à la main à chaque changement | Éditeur de plan interactif en glisser-déposer, à jour automatiquement |
| Réservation d’un stand | Par e-mail ou téléphone, saisie manuelle par l’organisateur | En ligne sur un site dédié, l’exposant choisit son stand lui-même |
| Risque de double réservation | Réel dès que plusieurs personnes vendent en parallèle | Écarté : un stand réservé devient indisponible en temps réel |
| Vue en temps réel de l’occupation | Non, dépend de la dernière mise à jour du fichier | Oui, disponibilités et remplissage par zone en direct |
| Travail à plusieurs | Copies de fichier, fusion manuelle, risque d’écrasement | Espace centralisé, données partagées et toujours à jour |
| Tarification des stands | Prix ressaisi à la main, source d’erreurs | Tarifs par zone définis une fois, appliqués automatiquement |
| Fiches et documents exposants | Éclatés entre tableur, e-mails et dossiers | Fiches, documents et statut de paiement centralisés |
| Analytics et vue d’ensemble | Tableaux croisés à construire soi-même | Analytics intégrés (réservations, remplissage par zone) |
| Budget et tarifs | Tout à saisir et recalculer à la main | Tarifs par zone, montants et suivi calculés automatiquement |
| Mise en route | Immédiate, mais tout reste à construire soi-même | Plan dessiné une fois, prise en main guidée |
| Coût | Gratuit ou presque, souvent déjà installé | Abonnement dès 15 € par mois, sans engagement, 0 % de commission |
| Encaissement du paiement exposant | Suivi manuel | L’organisateur encaisse via bon de commande, hors plateforme |
Sur douze critères, Keyqo prend l’avantage sur dix. Excel ne garde que le coût d’entrée.
Les audits de tableurs professionnels trouvent des erreurs dans au moins 86 % des fichiers examinés, selon la synthèse de Raymond Panko (université d’Hawaï, 2008). Le risque n’est pas propre aux salons, mais il illustre pourquoi la ressaisie manuelle finit par produire des erreurs. Panko, Spreadsheet Errors.
Ce que coûte vraiment un tableur
Gérer un salon sur Excel ne coûte rien à l’achat, mais le vrai coût d’un tableur se mesure en temps et en erreurs.
- Le temps de ressaisie : chaque exposant, chaque changement de stand et chaque tarif se retape à la main.
- Les versions multiples à réconcilier dès que plusieurs personnes travaillent sur le même fichier.
- Le coût d’une double réservation découverte la veille de l’ouverture.
- Les heures de relance par e-mail pour récupérer les informations et les documents des exposants.
Les questions que se posent les organisateurs
Peut-on dessiner un plan de salle sur Excel ?
On peut représenter un plan sur Excel, mais il reste une image figée, sans lien avec les données. Chaque stand vendu ou déplacé oblige à refaire le fichier et à le renvoyer, et plusieurs versions finissent par circuler. Un plan de salle interactif, lui, relie chaque emplacement à son statut (libre ou réservé), à son tarif et à sa fiche exposant, et se met à jour tout seul.
Comment éviter que deux exposants réservent le même stand ?
Pour écarter la double réservation, on passe par un plan unique en ligne où un stand réservé devient aussitôt indisponible pour tout le monde. Avec un tableur partagé en plusieurs copies, le risque reste réel : deux personnes peuvent vendre le stand A12 le même après-midi, et l’erreur se découvre la veille de l’ouverture.
Comment suivre les paiements et les documents des exposants ?
Un logiciel centralise les fiches, les documents et le statut de paiement de chaque exposant au même endroit. Sur Excel, l’information est souvent éclatée entre le fichier, la boîte mail et un dossier de PDF, et relancer les retardataires devient un travail d’enquête. L’encaissement, lui, reste géré par l’organisateur hors plateforme.
Une simple liste suffit si
Soyons justes : au tout début, une simple liste peut suffire le temps de valider votre idée. Deux cas où le tableur fait encore l’affaire, avant que la gestion ne devienne un vrai travail :
Excel suffit si
- Vous testez une idée d’événement pas encore certain d’avoir lieu : une liste de noms suffit le temps de valider.
- Quelques intervenants que vous connaissez déjà tous, sans plan de salle ni réservation à gérer.
Keyqo s’impose si
- Plusieurs personnes vendent des stands en parallèle
- Le plan change souvent, ou vous gérez plusieurs éditions
- Vous voulez que les exposants réservent en ligne, sans allers-retours
Passer d’Excel à Keyqo, étape par étape
Changer d’outil ne veut pas dire tout ressaisir. Vous dessinez le plan une fois, puis ce sont vos exposants qui saisissent leurs informations en réservant leur stand.
La mise en route tient en cinq étapes :
- 1Créer votre événement et le configurer.
- 2Dessiner le plan de salle une fois, en glisser-déposer.
- 3Définir les tarifs par zone.
- 4Ouvrir la réservation en ligne sur votre site exposant.
- 5Vos exposants réservent leur stand et saisissent eux-mêmes leurs informations.
Ce qui est inclus, en clair
- Tarif
- À partir de 15 € par mois, sans engagement, 0 % de commission.
- Hébergement des données
- En France, sur une infrastructure OVH.
- Confidentialité
- Traitement des données conforme au RGPD.
- Engagement
- Aucun. Abonnement organisateur résiliable à tout moment.
- Commission sur vos ventes
- 0 %. Vous gardez 100 % de vos recettes de stands.
- Prise en main
- Guidée. Le plan de salle se dessine une fois, puis vos exposants réservent leur stand seuls.
Excel ou Keyqo : comment trancher
Le vrai critère, ce n’est pas le nombre d’exposants, c’est le temps que vous passez à ressaisir des données et le risque d’attribuer deux fois le même stand. Une simple liste dépanne pour démarrer. Mais dès que vous voulez un plan à jour, des exposants qui réservent seuls et un suivi centralisé, Keyqo vous fait gagner un temps considérable et fiabilise vos données, sur un salon de dix comme de trois cents stands.
Pour aller plus loin, découvrez la gestion des exposants, les fonctionnalités de Keyqo, les tarifs et la foire aux questions.
Pour approfondir, consultez notre guide pour choisir un logiciel de gestion de salon.
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Sans engagement, 0 % de commission, à partir de 15 € par mois
Questions fréquentes
Peut-on gérer un salon professionnel avec Excel ?
Oui, c’est possible pour tenir une première liste d’exposants. Mais Excel montre vite ses limites : le plan de salle n’est pas relié aux exposants, la réservation se fait à la main, les fichiers se dupliquent et le risque de double réservation apparaît. Le moment de basculer, c’est quand vos exposants doivent réserver eux-mêmes et que le plan évolue.
À partir de combien d’exposants faut-il passer d’Excel à un logiciel ?
Il n’y a pas de seuil magique, et ce n’est pas qu’une question de nombre. Dès que vos exposants réservent eux-mêmes et que le plan évolue, même un salon de dix stands y gagne. Les signaux concrets : plusieurs personnes qui vendent en parallèle, des changements de dernière minute, des fichiers en plusieurs versions.
Quel logiciel pour gérer les exposants d’un salon professionnel ?
Les critères qui comptent vraiment : un plan de salle interactif, la réservation de stand en ligne par l’exposant, et la gestion centralisée des fiches et documents. Keyqo réunit ces trois briques dans un seul logiciel de gestion des exposants, pensé pour les organisateurs de salons, foires et conventions. C’est une alternative directe au tableur, plus simple à prendre en main que les grosses suites de congrès.
Faut-il tout ressaisir en quittant Excel ?
Non, vous ne repartez pas de zéro. Sur Keyqo, la mise en route consiste surtout à configurer l’événement et à dessiner le plan de salle une fois. Ensuite, ce sont vos exposants qui saisissent eux-mêmes leurs informations en réservant leur stand en ligne, ce qui vous évite justement la ressaisie que demandait le tableur.
Existe-t-il un logiciel gratuit pour organiser un salon professionnel ?
Des offres freemium existent, souvent limitées en nombre d’exposants ou en fonctions, avec un plan et une réservation bridés. La plupart des solutions complètes sont sur abonnement. Le bon calcul est le coût réel de l’outil face au temps gagné. Keyqo est un logiciel sur abonnement, pas une offre gratuite.
Keyqo gère-t-il la billetterie visiteur ?
Non. Keyqo est centré sur l’organisateur et ses exposants : configuration de l’événement, plan de salle interactif, réservation des stands en ligne, suivi des exposants. La billetterie des visiteurs et la gestion du programme ou des conférences sortent de son périmètre.
Keyqo remplace-t-il complètement Excel ?
Pour la gestion de votre salon, oui : le plan de salle, les stands, les tarifs, les réservations et le suivi des exposants passent tous dans Keyqo, au même endroit et à jour en temps réel. Vous n’avez plus besoin de jongler avec des fichiers en plusieurs versions. Rien ne vous empêche de garder un tableur pour une note personnelle, mais l’organisation du salon, elle, vit dans Keyqo.
Comment faire un plan de salon professionnel avec les stands ?
Un plan dessiné sur Excel, PowerPoint ou un logiciel de conception reste statique et se met à jour à la main. Un plan interactif relie chaque stand à un statut, libre ou réservé, et à un tarif. Keyqo propose un éditeur de plan de salle interactif en glisser-déposer où l’exposant réserve directement son emplacement en ligne.
Existe-t-il un modèle Excel pour gérer un salon et ses exposants ?
Oui, on trouve facilement des modèles Excel gratuits de suivi d’exposants ou de planning. Ils dépannent pour tenir une première liste, mais restent des fichiers figés : le plan de salle n’est pas relié aux données, chaque changement se ressaisit à la main et plusieurs versions finissent par circuler. Keyqo reprend ce que fait un modèle et y ajoute le plan interactif, la réservation des stands en ligne et le suivi centralisé.
Combien coûte un logiciel de gestion de salon professionnel ?
Les tarifs varient selon la taille du salon. Keyqo fonctionne sur abonnement à partir de 15 € par mois, sans engagement et sans commission sur les réservations. Le calcul se fait vite : la première double réservation évitée couvre souvent l’abonnement.
Faut-il un logiciel pour un petit salon ou une première édition ?
Dès qu’il y a des stands à placer et à faire réserver, l’outil se rentabilise vite, même sur un petit salon. Pour une toute première idée pas encore validée, une simple liste peut suffire le temps de tester.
Comment fixer le prix des stands ?
Le prix se fixe en général au mètre carré et par zone, par exemple premium et standard. Sur Keyqo, l’organisateur définit les tarifs par zone une fois, et ils s’appliquent automatiquement à chaque réservation.
Comment organiser un salon professionnel ?
Les grandes étapes : définir le concept et la cible, réserver le lieu, dessiner le plan de salle, fixer les tarifs des stands, ouvrir la réservation aux exposants, puis piloter le remplissage. Un logiciel de gestion des exposants comme Keyqo prend en charge le plan, la réservation en ligne et le suivi.