En bref : Keyqo est un logiciel SaaS qui remplace le tableur pour organiser un salon professionnel. Il fournit un plan de salle interactif, la réservation des stands en ligne par les exposants et le suivi centralisé des dossiers, à partir de 15 € par mois, sans engagement et sans commission. Google Sheets reste utile pour éditer une feuille à plusieurs en temps réel, gratuitement, mais n’a pas de logique de disponibilité ni de plan de salle relié aux stands. Keyqo ne gère pas la billetterie visiteur ni le programme.
Keyqo, focalisé sur les exposants et le plan de salle
Keyqo est un logiciel SaaS de gestion de salons professionnels, foires et salons d’exposition, conçu pour les organisateurs : configuration de l’événement, plan de salle interactif, réservation des stands en ligne par les exposants sur un site dédié, et suivi centralisé des réservations, des fiches et des documents. L’abonnement organisateur démarre à 15 € par mois, sans engagement et sans commission sur vos ventes de stands. Les données sont hébergées en France, sur une infrastructure OVH, et traitées conformément au RGPD. Keyqo se concentre sur ce cœur de métier de l’organisateur : il ne fait pas de billetterie visiteur ni de gestion de programme, et l’encaissement du paiement exposant reste géré par vous, hors plateforme, via un bon de commande.
Trois raisons de quitter la feuille partagée
Un plan toujours à jour
L’éditeur de plan de salle interactif se met à jour tout seul, là où une feuille de calcul n’affiche que des lignes, sans plan spatial.
L’exposant réserve seul
Sur un site dédié, chaque exposant choisit et réserve son stand, récupère son QR code et suit son dossier ; une feuille partagée donne au mieux un accès en écriture brut.
Zéro double réservation
Un stand réservé devient indisponible pour tout le monde en temps réel : là où une cellule ne verrouille rien, le statut du stand s’impose à toute l’équipe.
Keyqo, l’alternative à Google Sheets pour organiser un salon professionnel
Beaucoup d’organisateurs commencent leur salon professionnel sur une feuille Google Sheets partagée, appréciée pour son partage en ligne à plusieurs, gratuit et en temps réel. Puis ils cherchent une alternative dès que la gestion des stands prend le dessus. Keyqo est cette alternative : le plan de salle, la réservation des stands et le suivi des exposants réunis dans un seul outil, pensé pour les organisateurs de salons, de la petite association au salon régional.
- Un plan interactif relié au statut des stands
- La réservation en ligne sur un site exposant dédié
- Fiches, documents et suivi au même endroit
Google Sheets et Keyqo, côte à côte
Le tableau reprend les tâches concrètes d’un organisateur de salon professionnel. Certaines lignes penchent pour Google Sheets, d’autres pour Keyqo : le but est de situer chaque outil, pas de disqualifier le tableur.
| Critère | Google Sheets | KeyqoRecommandé |
|---|---|---|
| Plan de salle | Une grille de cellules, sans plan spatial relié aux stands | Éditeur de plan interactif en glisser-déposer, à jour automatiquement |
| Réservation d’un stand | Saisie manuelle dans une cellule, pas de parcours de réservation | En ligne sur un site dédié, l’exposant choisit et réserve son stand |
| Logique de disponibilité | Aucune : une cellule ne verrouille pas un stand vendu | Un stand réservé devient indisponible pour tous en temps réel |
| Risque de double réservation | Réel même à plusieurs : deux personnes peuvent taper le même stand | Écarté : le statut du stand s’impose à toute l’équipe |
| Édition à plusieurs en temps réel | Oui, plusieurs personnes éditent la même feuille en direct, gratuitement | Oui, données partagées et à jour, avec la logique métier en plus |
| Self-service exposant et QR code | Au mieux un accès en écriture brut à la feuille | L’exposant réserve seul, récupère son QR code et suit son dossier |
| Fiches et documents exposants | Éparpillés entre onglets, e-mails et dossiers | Fiches, documents et statut de paiement centralisés |
| Tarification par zone | Prix retapé à la main dans chaque ligne | Tarifs par zone définis une fois, appliqués automatiquement |
| Analytics et remplissage | Tableaux croisés à construire soi-même | Analytics intégrés (réservations, remplissage par zone, revenus) |
| Mise en route | Immédiate, mais tout reste à structurer soi-même | Plan dessiné une fois, prise en main guidée |
| Coût | Gratuit avec un compte Google | Abonnement dès 15 € par mois, sans engagement, 0 % de commission |
| Encaissement du paiement exposant | Suivi manuel dans la feuille | L’organisateur encaisse via bon de commande, hors plateforme |
Sur douze critères, Keyqo prend l’avantage sur neuf. Google Sheets garde deux atouts honnêtes : l’édition à plusieurs en temps réel et la gratuité.
Les audits de tableurs professionnels trouvent des erreurs dans au moins 86 % des fichiers examinés, selon la synthèse de Raymond Panko (université d’Hawaï, 2008). Le risque n’est pas propre aux salons, mais il illustre pourquoi la ressaisie manuelle finit par produire des erreurs. Panko, Spreadsheet Errors.
La vraie limite d’une feuille partagée
Google Sheets a un atout qu’Excel n’a pas : le partage en ligne à plusieurs, en temps réel et gratuitement. Mais éditer une feuille à plusieurs n’est pas gérer un salon professionnel. Une grille de cellules, même parfaitement partagée, reste sans logique métier.
- Aucune logique de disponibilité : une cellule ne verrouille pas un stand vendu, deux membres de l’équipe peuvent réserver le même stand le même après-midi.
- Pas de plan de salle spatial relié aux stands : la feuille affiche des lignes, pas un plan interactif qui montre en direct ce qui est libre ou réservé.
- Pas de parcours de réservation pour l’exposant : au mieux un accès en écriture, pas un espace où il choisit son stand, récupère son QR code et suit son dossier.
- Le temps de ressaisie : ce que l’exposant envoie par e-mail, l’organisateur le retape dans la feuille, et la saisie manuelle finit par glisser.
Les questions que se posent les organisateurs
Peut-on gérer les stands d’un salon professionnel sur une feuille Google Sheets partagée ?
On peut lister des stands dans une feuille et la partager avec toute l’équipe, mais une feuille de calcul n’a aucune logique de disponibilité : rien n’empêche deux personnes de réserver le même stand, et le plan n’est qu’une image à part, sans lien avec les lignes. Un plan de salle interactif relie chaque emplacement à son statut (libre ou réservé), à son tarif et à sa fiche exposant, et se met à jour tout seul pour tout le monde.
Le partage en temps réel de Google Sheets empêche-t-il la double réservation d’un stand ?
Non. Le partage en temps réel synchronise l’affichage, mais une cellule ne verrouille pas un stand vendu : deux membres de l’équipe peuvent taper le même stand dans deux lignes le même après-midi, et l’erreur se découvre la veille de l’ouverture. Pour écarter la double réservation, il faut un plan unique en ligne où un stand réservé devient aussitôt indisponible pour tous.
Comment centraliser les fiches et les documents des exposants ?
Un logiciel réunit les fiches, les documents et le statut de paiement de chaque exposant au même endroit. Sur une feuille partagée, l’information reste souvent éclatée entre les onglets, la boîte mail et un dossier de PDF, et relancer les retardataires devient un travail d’enquête. Sur Keyqo, l’exposant saisit lui-même ses informations en réservant son stand, et l’encaissement reste géré par l’organisateur hors plateforme.
Quand une feuille Google Sheets suffit
Soyons justes : tant que le partage collaboratif gratuit rend service et qu’il n’y a ni plan ni réservations à gérer, une feuille Google Sheets fait très bien l’affaire. Trois cas où elle suffit, avant que le plan et les réservations ne deviennent un vrai travail :
Google Sheets suffit si
- Une liste d’invités ou de contacts à partager et compléter à plusieurs.
- Un budget prévisionnel que l’équipe met à jour ensemble en temps réel.
- Une idée de salon professionnel pas encore validée, le temps de tester avant d’ouvrir un plan et des réservations.
Keyqo s’impose si
- Plusieurs personnes vendent des stands en parallèle
- Le plan change souvent, ou vous gérez plusieurs éditions
- Vous voulez que les exposants réservent en ligne, sans allers-retours
Passer de Google Sheets à Keyqo, étape par étape
Changer d’outil ne veut pas dire tout ressaisir. Vous dessinez le plan une fois, puis ce sont vos exposants qui saisissent leurs informations en réservant leur stand.
La mise en route tient en cinq étapes :
- 1Créer votre événement et le configurer.
- 2Dessiner le plan de salle une fois, en glisser-déposer.
- 3Définir les tarifs par zone.
- 4Ouvrir la réservation en ligne sur votre site exposant.
- 5Vos exposants réservent leur stand et saisissent eux-mêmes leurs informations.
Ce qui est inclus, en clair
- Tarif
- À partir de 15 € par mois, sans engagement, 0 % de commission.
- Hébergement des données
- En France, sur une infrastructure OVH.
- Confidentialité
- Traitement des données conforme au RGPD.
- Engagement
- Aucun. Abonnement organisateur résiliable à tout moment.
- Commission sur vos ventes
- 0 %. Vous gardez 100 % de vos recettes de stands.
- Prise en main
- Guidée. Le plan de salle se dessine une fois, puis vos exposants réservent leur stand seuls.
Google Sheets ou Keyqo : comment trancher
Le vrai critère, ce n’est pas le nombre d’exposants ni la qualité du partage : c’est la logique métier. Google Sheets laisse plusieurs personnes éditer la même feuille en direct, gratuitement, et c’est un vrai atout. Mais éditer à plusieurs n’est pas gérer un salon professionnel : une cellule ne verrouille pas un stand vendu, une grille n’est pas un plan de salle, et un accès en écriture n’est pas un parcours de réservation. Dès que vous voulez un plan à jour tout seul, des exposants qui réservent seuls avec leur QR code et un suivi centralisé, Keyqo fiabilise vos données à partir de 15 € par mois, sans engagement et sans commission. La première double réservation évitée couvre souvent l’abonnement.
Pour aller plus loin, découvrez la gestion des exposants, les fonctionnalités de Keyqo, les tarifs et la foire aux questions.
Pour approfondir, consultez notre guide pour passer d’un tableur à un logiciel dédié.
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Sans engagement, 0 % de commission, à partir de 15 € par mois
Questions fréquentes
Peut-on gérer un salon professionnel sur Google Sheets ?
Oui, pour tenir une première liste d’exposants et la partager avec l’équipe. Mais Google Sheets reste un tableur : le plan de salle n’est pas relié aux stands, la réservation se fait à la main et aucune logique n’empêche la double réservation. Le moment de basculer, c’est quand vos exposants doivent réserver eux-mêmes et que le plan évolue.
Google Sheets empêche-t-il la double réservation d’un stand ?
Non. Même sur une feuille partagée en temps réel, une cellule ne verrouille pas un stand vendu : deux personnes peuvent réserver le même stand en même temps. Keyqo écarte ce risque : un stand réservé devient indisponible pour tout le monde en temps réel.
Peut-on faire un plan de salle sur Google Sheets ?
On peut colorer des cellules pour esquisser un plan, mais il reste une image figée, sans lien avec les données : chaque stand vendu ou déplacé oblige à retoucher la feuille à la main. Keyqo propose un éditeur de plan de salle interactif en glisser-déposer où chaque emplacement porte son statut, son tarif et sa fiche, à jour automatiquement.
Existe-t-il un modèle Google Sheets pour gérer un salon et ses exposants ?
Oui, on trouve facilement des modèles Google Sheets gratuits de suivi d’exposants ou de planning. Ils dépannent pour une première liste, mais restent des feuilles figées : le plan n’est pas relié aux données et la double réservation reste possible. Keyqo reprend ce que fait un modèle et y ajoute le plan interactif, la réservation des stands en ligne et le suivi centralisé.
Google Sheets est-il gratuit et combien coûte Keyqo ?
Google Sheets est gratuit avec un compte Google, c’est son vrai atout. Keyqo est un logiciel sur abonnement, à partir de 15 € par mois, sans engagement et sans commission sur vos ventes de stands. Le calcul se fait vite : la première double réservation évitée couvre souvent l’abonnement.
Quelle alternative à Google Sheets pour organiser un salon professionnel ?
Pour un salon professionnel, l’alternative utile réunit trois briques qu’un tableur n’a pas : un plan de salle interactif, la réservation des stands en ligne par l’exposant et le suivi centralisé des fiches. Keyqo réunit ces trois briques dans un seul outil, pensé pour les organisateurs de salons, foires et conventions.
Keyqo gère-t-il la billetterie visiteur ?
Non. Keyqo est centré sur l’organisateur et ses exposants : configuration de l’événement, plan de salle interactif, réservation des stands en ligne, suivi des exposants. La billetterie des visiteurs et la gestion du programme ou des conférences sortent de son périmètre.
Quelle est la différence entre éditer une feuille à plusieurs et gérer un salon professionnel ?
Éditer une feuille à plusieurs, c’est modifier les mêmes cellules en même temps sans écraser le travail des autres, et Google Sheets le fait très bien. Gérer un salon professionnel, c’est autre chose : un plan de salle relié aux stands, une disponibilité opposable à toute l’équipe et un parcours où l’exposant réserve seul. Le collaboratif ne remplace pas cette logique métier.
Comment donner accès à une feuille Google Sheets à toute l’équipe ?
On partage la feuille depuis le bouton Partager en ajoutant les adresses e-mail ou en activant un lien, avec un droit de lecture ou d’écriture. C’est simple et gratuit, mais un accès en écriture n’est pas un parcours de réservation : l’exposant y voit toute la feuille et peut modifier n’importe quelle ligne, là où Keyqo lui ouvre un espace où il réserve son propre stand.
Faut-il tout ressaisir en passant de Google Sheets à Keyqo ?
Non, vous ne repartez pas de zéro. Sur Keyqo, la mise en route consiste surtout à configurer l’événement et à dessiner le plan de salle une fois. Ensuite, ce sont vos exposants qui saisissent eux-mêmes leurs informations en réservant leur stand en ligne, ce qui vous évite la ressaisie qu’imposait la feuille partagée.
Comment créer un planning de salon professionnel sur Google Sheets ?
On crée en général un onglet par thème (exposants, stands, tâches) avec une ligne par élément, que l’équipe met à jour ensemble. C’est pratique pour un planning simple, mais un planning n’est ni un plan de salle relié aux stands ni un système de réservation. Keyqo relie le plan, les tarifs et les réservations dans un seul outil à jour en temps réel.
Quel est le meilleur logiciel de gestion d’événements pour remplacer un tableur ?
Cela dépend de votre besoin. Pour un salon professionnel avec des stands à placer et à faire réserver, les critères qui comptent sont le plan de salle interactif, la réservation en ligne par l’exposant et le suivi centralisé. Keyqo réunit ces trois briques et se prend en main plus simplement que les grosses suites de congrès.
Keyqo remplace-t-il complètement Google Sheets ?
Pour la gestion de votre salon professionnel, oui : le plan de salle, les stands, les tarifs, les réservations et le suivi des exposants passent tous dans Keyqo, à jour en temps réel. Rien ne vous empêche de garder une feuille Google Sheets pour un budget ou une note partagée, mais l’organisation du salon professionnel, elle, vit dans Keyqo.