En bref : pour GÉRER un salon professionnel, le plan interactif de Keyqo bat le plan PDF figé, tandis que le PDF reste idéal pour AFFICHER et DISTRIBUER. Keyqo fournit un plan de salle interactif relié aux réservations, la réservation des stands en ligne par les exposants et le suivi centralisé des dossiers, à partir de 15 € par mois, sans engagement et sans commission. Un plan PDF n’est pas l’outil de gestion, c’est une sortie : on gère dans Keyqo et on exporte un PDF pour l’afficher. Keyqo ne gère pas la billetterie visiteur ni le programme.
Keyqo, le plan de salle relié aux réservations des exposants
Keyqo est un logiciel SaaS de gestion de salons professionnels, foires et salons d’exposition, conçu pour les organisateurs : configuration de l’événement, plan de salle interactif, réservation des stands en ligne par les exposants sur un site dédié, et suivi centralisé des réservations, des fiches et des documents. Chaque stand du plan est relié à son statut, à son tarif et à sa fiche exposant, et un PDF propre s’exporte quand il faut afficher ou distribuer le plan. L’abonnement organisateur démarre à 15 € par mois, sans engagement et sans commission sur vos ventes de stands. Keyqo se concentre sur ce cœur de métier de l’organisateur : il ne fait pas de billetterie visiteur ni de gestion de programme, et l’encaissement du paiement exposant reste géré par vous, hors plateforme, via un bon de commande.
Trois raisons de passer au plan interactif
Un plan à jour tout seul
Le plan interactif se met à jour à chaque réservation, là où un plan PDF se ré-exporte et se re-diffuse à la main à chaque changement.
L’exposant réserve seul
Chaque exposant choisit et réserve son stand en ligne, récupère son QR code et suit son dossier, au lieu d’un plan à renvoyer par e-mail.
Zéro double réservation
Un stand réservé devient indisponible pour tout le monde en temps réel : jamais deux exposants sur le même emplacement.
Ce qu’un plan PDF fait vraiment bien
Un plan PDF, ou papier, a une vraie force qui lui est propre : il s’affiche, s’imprime et se distribue sans effort. Tout le monde ouvre un PDF, sans compte ni logiciel, même hors ligne. On le pose à l’entrée du salon, on le glisse dans un dossier exposant, on l’imprime en signalétique. Là où il montre ses limites, c’est pour GÉRER : il est figé à la seconde où on l’exporte, déconnecté des réservations et refait à la main dès qu’un stand bouge. Le plus juste n’est pas d’opposer les deux : dans Keyqo, on gère le salon dans le plan interactif, la source de vérité reliée aux réservations, et on exporte un plan PDF propre quand il faut l’afficher ou le diffuser. Le PDF devient un livrable, pas l’outil de travail.
- Un plan interactif relié au statut des stands
- La réservation en ligne sur un site exposant dédié
- Fiches, documents et suivi au même endroit
Plan PDF et Keyqo, côte à côte
Le tableau reprend les tâches concrètes d’un organisateur de salon professionnel. Certaines lignes penchent pour le plan PDF, la plupart pour Keyqo : le but est de situer chaque outil, pas de disqualifier le PDF.
| Critère | Plan PDF ou papier | KeyqoRecommandé |
|---|---|---|
| Mise à jour du plan | Refaite à la main : re-export et re-diffusion à chaque changement | Automatique : le plan se met à jour à chaque réservation |
| Réservation d’un stand | Plan à envoyer par e-mail, saisie manuelle par l’organisateur | En ligne sur un site dédié, l’exposant choisit et réserve son stand |
| Risque de double réservation | Réel : le PDF ne bloque rien, un stand peut être promis deux fois | Écarté : un stand réservé devient indisponible en temps réel |
| Vue en temps réel de l’occupation | Non : figée à la dernière export du fichier | Oui : disponibilités et remplissage par zone en direct |
| Lien plan et réservations | Aucun : le plan est déconnecté des données | Chaque stand relié à son statut, son tarif et sa fiche exposant |
| Travail à plusieurs | Plusieurs versions du fichier finissent par circuler | Espace centralisé, données partagées et toujours à jour |
| Tarification par zone | À noter et recalculer à côté, hors du plan | Tarifs par zone définis une fois, appliqués automatiquement |
| Fiches et documents exposants | Hors du plan, éparpillés dans les e-mails et les dossiers | Fiches, documents et statut de chaque exposant centralisés |
| Analytics de remplissage | Aucun : le PDF ne mesure rien | Remplissage par zone et revenus suivis en temps réel |
| Affichage, impression et diffusion | Parfait : universel, hors ligne, aucun compte requis | Export PDF propre depuis le plan, toujours à jour |
| Coût | Presque gratuit à produire, aucun abonnement | Abonnement dès 15 € par mois, sans engagement, 0 % de commission |
| Encaissement du paiement exposant | Suivi à part, hors du plan | L’organisateur encaisse via bon de commande, hors plateforme |
Sur douze critères, Keyqo prend l’avantage sur neuf. Le plan PDF, lui, reste imbattable pour afficher, imprimer et distribuer, et garde son coût d’entrée.
Ce qu’un plan PDF ne peut pas faire
Un plan PDF ne coûte presque rien à produire, mais sa limite n’est pas son prix : c’est tout ce qu’il ne peut pas faire une fois exporté.
- Relier chaque stand à son statut, libre ou réservé, à son tarif et à sa fiche exposant.
- Montrer le remplissage par zone en direct, au lieu d’une photo figée à la dernière export.
- Laisser l’exposant choisir et réserver son stand lui-même en ligne.
- Centraliser les fiches, les documents et le statut de chaque exposant au même endroit.
- Éviter que plusieurs versions du plan circulent après chaque changement.
Les questions que se posent les organisateurs
Comment faire un plan de salon professionnel avec les stands ?
On peut dessiner un plan sur PowerPoint, un logiciel de conception ou le faire tracer, puis l’exporter en PDF. Il reste alors statique : chaque stand vendu ou déplacé oblige à refaire le fichier et à le renvoyer. Un plan de salle interactif relie chaque emplacement à son statut, à son tarif et à sa fiche exposant, et se met à jour tout seul. Sur Keyqo, l’organisateur dessine le plan une fois en glisser-déposer, puis les exposants réservent directement leur stand dessus.
Comment éviter que deux exposants réservent le même stand ?
Avec un plan PDF envoyé par e-mail, rien n’empêche de promettre le stand A12 à deux exposants le même après-midi, et l’erreur se découvre la veille de l’ouverture. Un plan unique en ligne écarte le risque : dès qu’un stand est réservé, il devient indisponible pour tout le monde en temps réel. C’est ce que fait le plan interactif de Keyqo, où chaque emplacement porte un statut à jour à la seconde.
Peut-on garder le PDF pour l’affichage ?
Oui, et c’est même conseillé. Le PDF reste parfait pour afficher un plan à l’entrée, l’imprimer en signalétique ou le joindre à un dossier exposant. La différence, c’est qu’il devient une sortie de Keyqo : on gère le salon dans le plan interactif, la source de vérité reliée aux réservations, et on exporte un PDF propre au moment de l’afficher ou de le diffuser, toujours à jour.
Quand un plan PDF suffit encore
Soyons justes : un plan PDF fait encore parfaitement l’affaire dans quelques cas, une fois la gestion terminée ou quand il n’y a rien à gérer.
Un plan PDF suffit si
- Le plan est définitif et figé : il n’y a plus de stand à déplacer, juste un plan à afficher à l’entrée.
- Vous devez joindre un plan à un e-mail ou à un dossier exposant : un PDF s’ouvre partout, sans compte.
- Le salon est déjà complet et aucun changement n’est prévu d’ici l’ouverture.
Keyqo s’impose si
- Plusieurs personnes vendent des stands en parallèle
- Le plan change souvent, ou vous gérez plusieurs éditions
- Vous voulez que les exposants réservent en ligne, sans allers-retours
Passer d’un plan PDF à Keyqo, étape par étape
Changer d’outil ne veut pas dire tout ressaisir. Vous dessinez le plan une fois, puis ce sont vos exposants qui saisissent leurs informations en réservant leur stand.
La mise en route tient en cinq étapes :
- 1Créer votre événement et le configurer.
- 2Dessiner le plan de salle une fois, en glisser-déposer.
- 3Définir les tarifs par zone.
- 4Ouvrir la réservation en ligne sur votre site exposant.
- 5Vos exposants réservent leur stand et saisissent eux-mêmes leurs informations.
Ce qui est inclus, en clair
- Tarif
- À partir de 15 € par mois, sans engagement, 0 % de commission.
- Hébergement des données
- En France, sur une infrastructure OVH.
- Confidentialité
- Traitement des données conforme au RGPD.
- Engagement
- Aucun. Abonnement organisateur résiliable à tout moment.
- Commission sur vos ventes
- 0 %. Vous gardez 100 % de vos recettes de stands.
- Prise en main
- Guidée. Le plan de salle se dessine une fois, puis vos exposants réservent leur stand seuls.
Plan PDF ou plan interactif : comment trancher
Le vrai critère n’est pas la taille du salon, c’est de savoir si votre plan doit encore bouger. Tant qu’il change, un PDF vous fait re-exporter, re-diffuser et jongler avec plusieurs versions, avec le risque de vendre deux fois le même stand. Le plan interactif de Keyqo reste synchrone avec qui a réservé quel stand, laisse les exposants réserver seuls et centralise tout le suivi, à partir de 15 € par mois, sans engagement et sans commission, sur un salon de dix comme de trois cents stands. Gardez le PDF pour ce qu’il fait le mieux : afficher et distribuer, en l’exportant depuis Keyqo.
Pour aller plus loin, découvrez la gestion des exposants, les fonctionnalités de Keyqo, les tarifs et la foire aux questions.
Pour approfondir, consultez notre guide pour organiser un salon de A à Z.
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Sans engagement, 0 % de commission, à partir de 15 € par mois
Questions fréquentes
Comment faire un plan de salon professionnel avec les stands ?
Deux voies : dessiner un plan statique (logiciel de conception, PowerPoint, plan papier) que l’on exporte en PDF, ou utiliser un plan de salle interactif. Le plan interactif relie chaque stand à son statut, à son tarif et à sa fiche exposant, et se met à jour tout seul. Sur Keyqo, vous dessinez le plan une fois en glisser-déposer, définissez les tarifs par zone, puis ouvrez la réservation en ligne pour que les exposants placent eux-mêmes leur stand.
Comment rendre un plan de salon professionnel interactif ?
Un plan devient interactif quand chaque stand n’est plus un simple dessin mais un objet relié à des données : statut libre ou réservé, tarif, fiche de l’exposant qui l’occupe. Keyqo propose un éditeur de plan de salle en glisser-déposer où l’exposant clique sur un emplacement disponible et le réserve en ligne. Le plan reflète alors les réservations en temps réel, ce qu’un PDF ne peut pas faire.
Peut-on exporter un plan de salon en PDF depuis Keyqo ?
Oui. Vous gérez le salon dans le plan interactif, qui reste la source de vérité reliée aux réservations, et vous exportez un plan PDF propre quand il faut l’afficher à l’entrée, l’imprimer en signalétique ou le joindre à un dossier exposant. Le PDF devient un livrable toujours à jour, pas l’outil de travail.
Un plan PDF suffit-il pour gérer un salon professionnel ?
Un plan PDF est fait pour afficher et distribuer, pas pour gérer. Il est figé dès l’export, déconnecté des réservations et refait à la main à chaque changement, ce qui laisse le risque de vendre deux fois le même stand. Pour gérer un salon, il faut un plan relié aux réservations. Le PDF reste utile en fin de parcours, comme sortie du plan interactif.
Comment éviter que deux exposants réservent le même stand ?
Il faut un plan unique en ligne où un stand réservé devient aussitôt indisponible pour tout le monde. Avec un plan PDF diffusé par e-mail, rien ne bloque une double promesse et l’erreur se découvre trop tard. Sur Keyqo, chaque stand porte un statut à jour en temps réel : dès qu’il est réservé, il disparaît des emplacements disponibles.
Comment mettre à jour un plan de salon professionnel sans le refaire à la main ?
Avec un plan PDF, chaque changement impose de rouvrir le fichier source, de le ré-exporter et de le rediffuser. Un plan interactif se met à jour tout seul : quand un exposant réserve ou qu’un stand bouge, le plan reflète le changement immédiatement. Sur Keyqo, vous dessinez le plan une fois, ensuite ce sont les réservations qui l’actualisent.
Comment fixer le prix des stands par zone ?
Le prix se fixe en général au mètre carré et par zone, par exemple premium et standard. Sur un PDF, ces tarifs vivent à côté du plan, dans un autre fichier, et se recalculent à la main. Sur Keyqo, l’organisateur définit les tarifs par zone une fois, et ils s’appliquent automatiquement à chaque stand réservé.
Comment créer un plan d’implantation des stands ?
Un plan d’implantation place les stands, les allées et les zones dans l’espace du salon. On peut le dessiner à plat et l’exporter en PDF, mais il reste alors statique. Avec Keyqo, vous tracez l’implantation en glisser-déposer, chaque stand est relié à son tarif et à son statut, puis les exposants réservent directement dessus, et vous exportez un PDF quand il faut l’afficher.
Combien coûte un logiciel de plan de salle interactif ?
Les tarifs varient selon la taille du salon. Keyqo fonctionne sur abonnement à partir de 15 € par mois, sans engagement et sans commission sur les réservations de stands. Le calcul se fait vite : la première double réservation évitée couvre souvent l’abonnement, là où un plan PDF ne coûte rien mais ne gère rien.
Un plan papier ou PDF peut-il gérer les réservations de stands ?
Non. Un plan papier ou PDF affiche une disposition, mais il ne connaît pas l’état des réservations : il ne sait pas quel stand est libre, réservé ou payé. La gestion des réservations demande un plan relié aux données, comme le plan interactif de Keyqo, où chaque stand change de statut en temps réel.
Keyqo gère-t-il la billetterie visiteur ?
Non. Keyqo est centré sur l’organisateur et ses exposants : configuration de l’événement, plan de salle interactif, réservation des stands en ligne, suivi des exposants. La billetterie des visiteurs et la gestion du programme ou des conférences sortent de son périmètre.
Faut-il un logiciel pour un petit salon professionnel ?
Dès qu’il y a des stands à placer et à faire réserver, un plan relié aux réservations se rentabilise vite, même sur un petit salon. Pour un plan déjà définitif et figé, un PDF suffit à l’afficher à l’entrée. La bascule se fait quand le plan doit encore bouger et que les exposants réservent eux-mêmes.