Demandez l’attestation d’assurance et le Kbis à vos exposants, et contrôlez-les au même endroit
Avec Keyqo, vous listez pour chaque événement les pièces que vos exposants doivent fournir, comme leur attestation d’assurance ou leur extrait Kbis. Ils les déposent sur votre site exposant, vous les validez ou les refusez avec un motif qu’ils reçoivent par e-mail, et vous ne cherchez plus une attestation dans vos e-mails. Les pièces à fournir sont incluses dans les trois formules, dès 15 € HT par mois en annuel.
Six pièces déjà rédigées pour commencer
Vous gardez celles qui vous servent, vous changez une consigne, ou vous reprenez la liste d’un autre événement, et vous ajoutez les vôtres.
La liste de départ
- Attestation d’assurance responsabilité civileEn cours de validité aux dates de l’événement.
- Extrait Kbis ou avis de situation SIRENEDe moins de trois mois.
- Attestation de vigilance URSSAFDe moins de six mois.
- Pièce d’identité du responsable du standRecto et verso, lisibles.
- Licence ou agrément lié à votre activitéSi votre activité le requiert (débit de boissons, denrées alimentaires, etc.).
- Visuel du standUne image ou un plan de votre aménagement, pour chaque stand réservé.
Chaque pièce, obligatoire, facultative ou exigée pour réserver
Chaque pièce est obligatoire ou facultative, une par réservation ou une par stand. Si vous la réglez « Pendant la réservation, exigée pour valider », l’exposant ne peut pas envoyer sa demande sans elle, et vous ne réclamez plus d’assurance après coup.
Vous fixez une date limite de dépôt, ou vous reprenez la date du début du montage. Après cette date, vous acceptez encore les dépôts, signalés en retard, ou vous les refusez.
Validée, à contrôler ou refusée
Votre tableau de bord affiche les pièces qui attendent votre contrôle. Vous ouvrez la pièce, vous cliquez sur « Valider », ou sur « Refuser » avec un motif en une phrase. L’exposant reçoit votre motif par e-mail, et la pièce repasse à fournir, sans que vous écriviez l’e-mail.
Une pièce validée ne change plus.
Dans l’espace de l’exposant
Dans votre fiche de la réservation
Les dossiers incomplets, en une seule liste
La veille du montage, vous voyez en une liste qui n’a pas encore déposé son assurance. Vous écrivez à l’exposant depuis sa fiche, ou par la messagerie avec vos exposants avec Pro et Organisateur.
Les pièces d’identité et les extraits Kbis ne s’ouvrent que pour vous et pour l’exposant concerné.
Ce que voit l’exposant
Si vous exigez une pièce pendant la réservation des stands en ligne, l’exposant la dépose avant d’envoyer sa demande.
Questions sur les pièces à fournir
Quelles pièces demander à un exposant ?
Celles que votre règlement exige. Les quatre plus courantes, assurance, Kbis, URSSAF et pièce d’identité, sont déjà rédigées dans la liste de départ.
L’attestation d’assurance est-elle obligatoire ?
C’est votre règlement qui en décide. Dans Keyqo, vous la rendez obligatoire, et même exigée pour réserver.
L’exposant peut-il réserver avant d’envoyer ses pièces ?
Oui, sauf pour une pièce que vous exigez pendant la réservation. Les autres se déposent ensuite depuis son espace, jusqu’à la date limite.
Combien de temps les pièces sont-elles conservées ?
Jusqu’à ce que vous les supprimiez, après les avoir exportées si vous voulez une copie.
Peut-on demander un visuel pour chaque stand ?
Oui. Une pièce réglée « Une par stand » se demande pour chaque stand réservé, en image.
Inclus dans les formules
Les pièces à fournir sont incluses dans les trois formules. Écrire aux exposants par la messagerie demande Pro ou Organisateur. Les trois formules sont comparées sur la page des tarifs.
Qu’est-ce que Keyqo ?
Keyqo est un logiciel pour les événements avec exposants, des salons et événements professionnels aux marchés de Noël. Vous dessinez le plan de votre salle, vos exposants y réservent leur stand et leurs options en ligne, et vous suivez les demandes, les pièces et les paiements jusqu’au jour J. Dès 15 € HT par mois en annuel, et vos exposants vous paient directement, sans commission.
Rangez toutes les pièces de vos exposants au même endroit
Si vous avez une question avant de vous abonner, écrivez-nous, nous répondons sous 24 à 48 h ouvrées.