Chaque exposant reçoit son bon de réservation, avec le règlement qu’il a accepté
Dès qu’un exposant envoie sa demande, son bon de réservation part par e-mail, avec ses stands, ses options ligne par ligne, la TVA, le total et vos instructions de paiement, et vous ne refaites plus un bon dans Word pour chaque exposant. Si vous avez rédigé un règlement, il y est joint, accepté à son nom et daté. Le bon est compris dans les trois formules, dès 15 € HT par mois en annuel.
Ce que contient le bon de réservation
Tout ce que l’exposant a commandé y est, vous n’avez rien à retaper.
Vous saisissez vos prix hors taxes, et le bon applique la TVA de l’événement, ou la mention « TVA non applicable » si votre structure n’y est pas assujettie. Un bon émis reste tel quel, et les options ajoutées ensuite ont leur propre bon de complément.
Votre règlement, accepté avant chaque demande
Pour chaque événement, vous rédigez votre règlement, les horaires de montage, la date limite de paiement, les règles d’annulation. Sans règlement, l’exposant accepte seulement vos conditions générales de vente.
À la dernière étape de sa réservation en ligne, l’exposant coche la case « J’accepte les conditions générales de vente et le règlement de l’événement ».
Le règlement se remplit avec le nom de l’exposant, sa société, son stand et les dates, et chaque exposant lit le sien. Pour un marché de Noël, un modèle de règlement est prêt à copier.
Des options ajoutées après coup, avec leur bon de complément
Quand un exposant vous demande une option de plus de votre catalogue d’options, vous l’ajoutez à sa réservation confirmée avec un complément. Il reçoit son bon de complément par e-mail, la réservation d’origine ne bouge pas, et le suivi des paiements additionne les deux.
Vos factures et vos avoirs, déposés sur la réservation
Vous établissez vos factures avec votre outil habituel, puis vous les déposez sur la réservation confirmée, en PDF.
Questions sur le bon de réservation et le règlement
Le bon de réservation vaut-il facture ?
Non, et le bon le dit lui-même. Vos factures, vous les faites avec votre outil habituel, puis vous les déposez sur la réservation.
Que signifie « TVA non applicable » sur le bon ?
Que votre structure est déclarée non assujettie à la TVA, comme beaucoup d’associations. Le prix des stands et des options s’affiche alors sans TVA, sans rien à saisir dans la fiche de l’événement.
L’exposant peut-il réserver sans accepter mon règlement ?
Non, sa demande ne part pas sans son accord.
Où l’exposant retrouve-t-il son bon ?
Dans l’e-mail reçu à l’envoi de sa demande, et dans son espace, sous « Mes réservations ».
Inclus dans les formules
Le bon de réservation, le règlement accepté en ligne, la TVA par événement et le dépôt de vos factures sont compris dans les trois formules. Les trois formules sont comparées sur la page des tarifs.
Qu’est-ce que Keyqo ?
Keyqo est un logiciel pour les événements avec exposants, des salons et événements professionnels aux marchés de Noël. Vous dessinez le plan de votre salle, vos exposants y réservent leur stand et leurs options en ligne, et vous suivez les demandes, les pièces et les paiements jusqu’au jour J. Dès 15 € HT par mois en annuel, et vos exposants vous paient directement, sans commission.
Un bon de réservation part à chaque demande, sans que vous l’écriviez
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